Организационная структура управления складскими операциями

Управление складскими операциями осуществляется руководителем подразделения, входящего в департамент (управление) логистики производственной или торговой компании. В зависимости от величины компании, ее возможностей и объема товарооборота в ней могут быть свои склады для решения стоящих перед компанией задач, иметь арендованные складские площади, или снять офис в долгосрочную аренду, пользоваться услугами коммерческих складов. При эксплуатации собственных складов или аренде чужих возникает необходимость в организации и управлении не только операциями по складской обработке ТМЦ, но и непосредственно складом.

Отдел по организации складских операций на основании данных, полученных из коммерческого отдела по объемам закупок и продаж ТМЦ и срокам их поставки, планирует размещение, обработку и отпуск ТМЦ на своих или привлеченных складских площадях. При этом необходимо тесное сотрудничество с отделом по организации перевозок для обеспечения приемки и отгрузки ТМЦ. После выполнения складских операций Отдел предоставляет необходимые данные в коммерческий отдел и документы по приемке или отгрузке ТМЦ в бухгалтерию компании.

Взаимоотношения между сотрудниками различных подразделений, порядок обмена информацией и принятия решений должны быть детально описаны в бизнес-операциях этих подразделений и в единой технологии компании.

Работа отдела по организации складских операций, так же как и других подразделений, строится на основании положения об отделе. В компании, имеющей собственный склад или складской комплекс, склад является структурным подразделением отдела по складским операциям.

Рассмотрим примерные структуры управления складским комплексом и отдельным складом в рамках производственной или торговой компании.

В отличие от производственной компании, в которой склады обычно находятся на территории предприятия, склады торговой компании могут находиться в разных географических пунктах. Управление этими складами-подразделениями осуществляется также в рамках отдела по складским операциям.

Структуру управления складским комплексом можно разделить на три уровня:

• управленческий;
• организационный;
• исполнительский.

В задачи управленческого уровня входят:

• разработка и совершенствование структуры управления складскими
• операциями и технологии;
• контроль деятельности структурных подразделений склада;
• анализ деятельности склада по финансовым и количественным показателям;
• ведение кадровой работы.

В задачи организационного уровня входят:

• участие в разработке тактики деятельности склада;
• реализация утвержденных планов;
• организация работы сотрудников подразделений;
• работа с клиентами и партнерами в рамках заключенных договоров по
• вопросам, относящимся к компетенции руководителей подразделений;
• контроль соблюдения сотрудниками технологии работы;
• подготовка данных и материалов по результатам работы своих подразделений или участков;
• подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности
• деятельности подразделений и участков;
• анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям;
• ведение учета рабочего времени сотрудников.

В задачи исполнительского уровня входят:

Выполнение конкретных операций и заданий руководства в соответствии с должностными обязанностями и действующей технологией;

• соблюдение распорядка организации работы, правил безопасности и
• обеспечения сохранности ТМЦ;
• внесение предложений по совершенствованию, как отдельных операций, так и технологии работы на своих участках.

Структура управления отдельным складом практически соответствует структуре управления складским комплексом, так как на складе решаются те же вопросы. Введение в штат отдельных сотрудников или даже создание специального участка (подразделения) для осуществления работы по каким-либо направлениям (например, технологический участок) зависит от размеров СК или склада и объема выполняемых работ.

На небольшом складе функции технолога может выполнять начальник склада или его заместитель, тогда как на крупном складском комплексе, имеющем несколько складов, расположенных в разных географических пунктах, может потребоваться создание отдельного подразделения для совершенствования и контроля технологии на всех складах.. Только продуманная, описанная, утвержденная и применяемая всеми сотрудниками склада технология позволит добиваться повышения эффективности работы склада и компании. Важное значение имеет также ведение учета поступления, наличия и отгрузки товароматериальных ценностей.

Представляется целесообразным с точки зрения эффективности работ склада, контроля работы других участков и усиления мер по обеспечению сохранности ТМЦ разделить управление складом на два направления:

Первое направление - это выполнение всех физических операций с ТМЦ на складе, т.е. их разгрузку, приемку, перемещение по складу, хранение, отбор заказов и отгрузку, оформление товаросопроводительных документов и др. Этими операциями руководит начальник смены, которому подчиняются кладовщики и грузчики.

Второе направление - это управление складскими операциями, док ментальный контроль выполнения приемки и отгрузки ТМЦ, ведение их учета в электронном и бумажном виде на всех стадиях нахождения на складе, распечатка отгрузочных документов, составление и передача информации о поступлении и отгрузке ТМЦ, подготовка отчетов и др.

Этими операциями руководит главный оператор склада и старший оператор в смене.

К функциям заместителя начальника склада можно отнести контроль наличия расходных материалов, проведение нормативного обслуживания складского оборудования, контроль соблюдения сотрудниками склада технологии, контроль учета рабочего времени сотрудников, контроль взаимодействия с внутренними и внешними контрагентами и другие вопросы.

Наличие погрузо-разгрузочной техники требует своевременного технического обслуживания, проверки и зарядки аккумуляторов, контроля ее эксплуатации сотрудниками. В зависимости от количества оборудования эти работы может выполнять в каждой смене имеющий соответствующее образование и навыки грузчик - водитель погрузчика за дополнительное вознаграждение или отдельный сотрудник - механик.

Таким образом, в зависимости от величины склада, количества оборудования и режима работы склада организационная структура может быть скорректирована, но выполняемые функции и операции на любом складе остаются одинаковыми. Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.