Переезд офиса

Подготовьте письма – извещения для Ваших клиентов и поставщиков, о том, что Вы с такой-то даты смените свой адрес (телефоны, адреса электронной почты, режим работы или способы контактов – обо всем, что у Вас может смениться). Озаботьтесь обновлением визиток, бланков писем, буклетов, каталогов – всего, где указан Ваш адрес. Назначьте ответственного по этому вопросу. И вообще, определяйте ответственное лицо по каждому элементу и действию. Это исключит путаницу. Внесет порядок в работу. Каждый будет знать, за какой участок он отвечает и к кому следует обращаться по конкретным вопросам.

Сообщите о переезде всем своим сотрудникам. Еще лучше, сделать для них организованный выезд к новому офису. Люди должны освоиться. Продумать, как им лучше добираться до нового места работы. В конце концов – морально настроиться на переезд. И только когда все предварительные вопросы найдут свое решение, можно будет назначить окончательную дату переезда и начать подготовку к непосредственному переселению офиса.

Этап переезда – составление графика.

Сам переезд, в зависимости от размера компании и расстояния до нового адреса (количества задействованных машин) может длиться от нескольких часов, до нескольких дней. И этот этап лучше разбить на графики, с определением ответственного человека или даже команды людей, которые будут отвечать за его соблюдение. В графике должно подробно расписываться, какое подразделение, когда и в каком порядке будет переезжать. Как и во что будут паковаться вещи. Что и в каком порядке будет загружаться в машины. Кто будет заниматься погрузкой, а кому предстоит встречать вещи на новом месте. Не лишне продумать время и маршрут проезда. С учетом загруженности улиц и возможных пробок. Иногда требуется дополнительное согласование на включение грузового лифта и оформление пропусков на право вывоза имущества для службы охраны. Необходимо предусмотреть разного рода форс-мажорные обстоятельства и иметь хоть небольшой запас времени на всякого рода неожиданные накладки. По этому, график переезда должен быть проработан до мельчайших деталей и увязан со временем.

Логистика процесса довольно сложна, куда проще и дешевле просто перевозить строительные или отделочные материалы, например, вагонку. Офисную технику легко повредить при транспортировке, а отделочные материалы легко переносят долгий путь. Сейчас экологически чистая вагонка для бани и сауны на сайте может быть приобретена за небольшие деньги.